Managementaufgabe: Stellvertretung sicherstellen

Kurz vor Ostern wurde ich beigezogen, da der Unternehmer nicht mehr ansprechbar ins Spital eingeliefert werden musste. Seine Stellvertretung war nur ungenügend organisiert und vieles nicht aufgeschrieben, jedoch im Kopf des Unternehmers. Rasch war die Verunsicherung gross: Wie soll die Unternehmung jetzt weiterlaufen? Ein knappes Dutzend Mitarbeitende warteten in diesen Tagen auf Ihren Lohn. Die Arbeiten vor Ostern mussten noch organisiert und erledigt werden. Was gibt es nach Ostern zu tun und wie geht es mit der Unternehmung weiter? Müssen die Mitarbeitenden einen neuen Job suchen? Wann kommt der Chef wieder zurück und wie leistungsfähig ist er dann? Wer vertritt ihn jetzt, ist Ansprechpartner und führt das Unternehmen interimistisch? Die Mitarbeiter sind sehr verunsichert und es droht der Exodus. Dies wäre jedoch für die Unternehmung sehr fatal!

Daraus lässt sich klar ableiten, dass die Stellvertretung in «normalen» Zeiten klar geregelt werden muss. Dabei gilt es jedoch, einige wichtige Aspekte zu beachten: Siehe auch OR Art. 32 ff, wo die Stellvertretung geregelt ist. Es ist zu beachten, dass der Vertreter im Namen eines anderen zum Beispiel einen Vertrag abschliesst. Berechtigt und verpflichtet bleibt jedoch der Vertretene. Dies heisst, dass wenn ich den Chef vertrete, bleibt die Verantwortung und auch der Nutzen beim Chef.

Aufgaben an einen Stellvertreter zu delegieren, entlastet und bringt oft auch Klarheit bei Abwesenheiten oder in alltäglichen Dingen. Gerade bei unerwarteten Ausfällen zeigt es sich immer wieder, dass gute Stellvertretungsregelungen enorm wichtig sind und viele Kosten und Mühen ersparen. Dabei ist wichtig, dass Sie im Stellenbeschrieb den Handlungsspielraum und die Kompetenzen klar definieren.

Betrachten Sie die Stellvertretungsregelung als wichtige Managementaufgabe.